Чат-бот на службе HR

«Сколько дней отпуска осталось?», «Какой график выходов в следующем месяце?» «А какую премию мне насчитали в этом месяце, и сколько налогов удержали?» С ответами на эти вопросы теперь помогает сотрудникам чат-бот Metinvest Info. Он стал незаменимым помощником для HR-специалистов и диджитализировал ряд бизнес-процессов. 

Давайте более подробно рассмотрим, насколько полезным может быть чат-бот для автоматизациирутинных процессов HR.

Бизнес-ситуация

Общий центр обслуживания HR (далее HR ОЦО) сопровождает тринадцать предприятий Группы Метинвест. Это - 57 500 рабочих. Ежедневно HR-cпециалисты кроме стратегических и операционных задач прорабатывают огромное количество типовых обращений и вопросов сотрудников вроде «А когда выплачивается зарплата?», «Как можно заказать справку» и другие. Все это занимает очень много времени.

Именно поэтому перед HR-службой встала задача повысить эффективность HR ОЦО, максимально автоматизировав бизнес-процессы и снизив до минимума рутинные операции. Отдельная задача состояла в обеспечении доступа к услугам HR ОЦО большого количестве сотрудников, чьи функциональные обязанности не предусматривают работу с компьютером, через мобильные устройства – смартфоны / планшеты. Для решения этих задач был создан чат-бот.

Анатомия чат-бота

Перед разработкой робота HR-службой была предоставлена ​​статистика обращений и выделено спектр часто повторяющихся операций, которые потенциально можно автоматизировать. Вместе мы сформировали пул вопросов с ответами на которые может помочь бот. Благодаря опросу сотрудников выяснили, которыми мессенджерами они чаще всего пользуются – под них мы и разрабатывали чат-бот.

Бот реализовано на платформе Microsoft. Для обмена данными настроены интеграции с внутренними системами компании – бот получает информацию с системы SAP и обменивается информацией с HP Service Management (Service Desk). Для обеспечения конфиденциальности получения информации реализована двухфакторная аутентификация.

Чат бот работает в Viber и Telegram. Среди его функций: 

— выдача расчетного листа;

— информирование о количестве дней отпуска и страховой стаж;

— напоминание о графике отпусков и выходов; 

— заказ справки с места работы, копии трудовой книжки;

— возможность сообщить о больничном;

— выдача 8 различных видов справок о доходах;

— оперативное информирование об обучении сотрудников, ситуацию с коронавирусом и события в Метинвесте.