Тендеринг у SAP TM: як автоматизувати закупівлі перевезень і швидко обрати перевізника — покрокова інструкція
Ольга Стародубцева
Провідний фахівець з розвитку процесів виробництва, продажів та логістики (SAP TM)
У SAP Transportation Management, вбудованому в архітектуру SAP S/4HANA або доступному як окремий модуль, функціональність Tendering дозволяє автоматизувати процес запитів і відповідей від перевізників у кілька простих кроків — від ініціації тендера до вибору найкращої пропозиції.
У цій статті я хочу покроково розібрати, як у SAP Transportation Management (SAP S/4HANA) запускати тендери на перевезення — від створення Freight Order і вибору стратегії (Broadcast, Direct, Spot) до надсилання запитів через SAP Business Network for Logistics або поштову скриньку в SAP TM, автоматичної або мануальної обробки відповідей та визначення переможця.
Основні етапи проведення тендерінгу
1. Ініціація тендера (Tendering Initiation)
• Вручну — через інтерфейс замовлення на фрахт.
• Автоматично — за правилами, визначеними у профілі тендера.
2. Вибір перевізників (Carrier Selection)
• Broadcast Tendering — запит надсилається одночасно кільком перевізникам.
• Direct Tendering — запит надсилається одному перевізнику з можливістю ескалації.
• Spot Tendering — для разових перевезень без контрактних ставок.
3. Надсилання тендерної пропозиції
Виконується через SAP Business Network for Logistics (BN4L) або електронну пошту безпосередньо з SAP Transportation Management.
SAP Business Network Freight Collaboration — хмарне рішення від SAP для ефективної взаємодії між вантажовідправниками та перевізниками. Воно інтегроване з SAP TM і дає змогу автоматизувати ключові логістичні процеси.
• Якщо налаштована інтеграція з BN4L, перевізники отримують повідомлення через вебпортал BN4L або API-інтеграцію (за наявності власної системи).
• SAP TM також може надсилати листи з деталями тендера. Для цього потрібно налаштувати:
• email-відправника (у параметрах користувача або налаштуваннях SMTP);
• email-адреси перевізників у картках ділового партнера.
4. Отримання та обробка відповідей
Перевізники можуть:
• прийняти або відхилити тендер;
• запропонувати ставку (у разі Spot Tendering);
• вказати умови (час прибуття, тип транспорту тощо).
Автоматична обробка:
• При інтеграції з BN4L відповіді автоматично повертаються в SAP TM і відображаються у Freight Order. Система може автоматично вибрати найкращу пропозицію або передати рішення користувачу.
Обробка email-відповідей:
• Може бути ручною (через вхідну пошту) або автоматичною.
• Для автоматичної обробки необхідно налаштувати інбокс, SMTP у SAP і використовувати програму /SCMTMS/TEND_PROCESS_INBOX.
• Для обробки змісту відповідей використовується програма /SCMTMS/TEND_CONT_PROCESS.
Важливо: при виборі email-тендерінгу слід враховувати його обмеження:
• неможливість повної автоматизації, як у BN4L;
• потреба у ручній перевірці листів та внесенні даних у Freight Orders;
• нижчий рівень безпеки та відстежуваності порівняно з порталом.
Далі ми детально розглянемо покрокову інструкцію з проведення тендерів на закупівлю послуг з перевезення в Transportation Management, інтегрованому в SAP S/4HANA.
Проведення тендерів на закупівлю послуг з перевезення в Transportation Management, інтегрованому в SAP S/4HANA
Для проведення тендерів на закупівлю послуг з перевезення в Transportation Management S4HANA спочатку потрібно:
1. Визначити основні налаштування тендерінгу.
2. За потреби — налаштувати email-тендерінг у транзакції SPRO.
Після завершення цих кроків перейдіть до опції «Create Tendering Profile» у транзакції /UI2/FLP (Панель запуску SAP Fiori) та налаштуйте профіль тендера (конкурсу).
Далі у профілі тендера (конкурсу) потрібно визначити:
• тип тендера;
• стратегію тендера;
• максимальну тривалість відповіді (у форматі ГГГГГГ : ХХХ);
• метод присвоєння перевізника;
• параметри ціни;
• у полі «Visibility Setting» — відповідний ідентифікатор налаштування, виконаного в транзакції SPRO.
Якщо тендери проводяться для одних і тих самих перевізників, у профілі можна одразу зазначити їхній перелік.
Від обраного типу тендера залежить:
• чи будуть тендерні пропозиції надсилатися послідовно або одночасно (паралельно);
• який варіант буде обрано — перша прийнятна пропозиція чи найкраща з усіх отриманих.
Створення замовлення на перевезення (вихідні об’єкти)
У Transportation Management замовлення на перевезення може бути створене у двох варіантах:
• як Експедиційне замовлення (Forwarding Order);
• як Транспортний запит (Transportation Request – TRQ), отриманий із SAP ERP.
На основі Експедиційного замовлення (Forwarding Order) або Транспортного запиту (TRQ) створюється Замовлення на фрахт (Freight Order) за допомогою Пульта управління транспортуваннями (Transportation Cockpit).
Планування із застосуванням VSR-оптимізатора дозволяє автоматично визначити оптимальний тип транспортного засобу або комбінацію транспортних засобів у разі мультимодального перевезення.
Тендер (конкурс) розпочинається зі створення тендерної пропозиції у Замовленні на фрахт (Freight Order) на вкладці «Субпідряд» (Subcontracting).
Щоб започаткувати новий тендер, у режимі обробки натисніть кнопку «Новий» (New).
Існує три варіанти вибору профілю тендера. Можна обрати будь-який із них залежно від налаштувань процесу.
У прикладі використовується опція «Determine and Load» (Визначити та завантажити).
Додавання/видалення перевізників, налаштування параметрів кроку
Після завантаження профілю тендера:
• Щоб додати перевізника — натисніть кнопку «Вставити перевізника» (Insert Carrier) та оберіть учасників тендера.
• Щоб видалити перевізника — позначте його у чекбоксі ліворуч від назви та натисніть кнопку «Видалити» (Delete).
У рядку Step 1 вкажіть одиницю ціни та граничну ціну, а за потреби — змініть максимальний час відповіді. Зазначені значення автоматично дублюються для кожного перевізника.
Після завершення налаштування тендера натисніть кнопку «Опублікувати та зберегти» (Publish and Save).
Система повідомить, що план тендера узгоджено та запити успішно опубліковано.
• Система згенерує запити на участь у тендері та відправить їх перевізникам відповідно до обраного в налаштуваннях каналу зв’язку.
• Статус Кроку 1 Тендера 1 зміниться на «В обробці» (In Process).
• Номери тендерних пропозицій відображатимуться в розділі «Виконання транспортування» (Tendering Execution).
• На цьому етапі статус тендерних пропозицій — «Відкрито» (Open).
Якщо на тендерну пропозицію не отримано відгуків або всі перевізники її відхилили (наприклад, через занизьку ціну), тендер можна повторити, змінивши вартість, склад учасників або період відгуку.
Відкриті тендерні пропозиції можна переглянути у робочому списку «Відкриті запити цінової пропозиції фрахту» (Open Freight RFQs) у плитці «Конкурс» (Tendering).
Надсилання тендерної пропозиції електронною поштою безпосередньо з SAP Transportation Management
Щоб забезпечити надсилання та отримання листів, необхідно налаштувати SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) у Transportation Management або в будь-якій системі SAP NetWeaver:
1. Налаштувати SMTP-сервер у транзакції SCOT.
2. Встановити облікові дані в транзакції SICF.
3. Вказати відправника у транзакції SU01.
4. Запланувати у транзакції SM36 фонове завдання, яке регулярно відправлятиме листи з черги.
Перевірка працездатності:
• Надішліть тестовий лист через SOST або з SAP TM (наприклад, у процесі тендера).
• Переконайтеся, що лист доходить до отримувача і не застряє в черзі.
• Для моніторингу відправлених листів використовуйте транзакцію SOST.
Отримання та обробка відповідей
Перевізники можуть:
• прийняти або відхилити тендер;
• запропонувати ставку (у разі Spot Tendering);
• вказати умови (час прибуття, тип транспорту тощо).
Автоматична обробка:
• При інтеграції з BN4L відповіді автоматично повертаються в SAP TM і відображаються у Freight Order. Система може автоматично вибрати найкращу пропозицію або передати рішення користувачу.
Обробка email-відповідей:
• Може бути ручною (через вхідну пошту) або автоматичною.
• Для автоматичної обробки необхідно налаштувати інбокс, SMTP у SAP і використовувати програму /SCMTMS/TEND_PROCESS_INBOX.
• Для обробки змісту відповідей використовується програма /SCMTMS/TEND_CONT_PROCESS.
Важливо: при виборі email-тендерінгу слід враховувати його обмеження:
• неможливість повної автоматизації, як у BN4L;
• потреба у ручній перевірці листів та внесенні даних у Freight Orders;
• нижчий рівень безпеки та відстежуваності порівняно з порталом.
На цьому етапі система реєструє відповіді перевізників. Користувач, який проводить тендер, може переглянути та проаналізувати зафіксовані відповіді, зокрема значення в полі «Подана ціна в ціновій пропозиції перевізника» (Submitted price in carrier quotation currency).
• Перевізник 31 підтвердив запропоновану ціну — 1200 грн.
• Перевізник 41 погодився на ціну зі зменшенням до 1190 грн.
Якщо вибір переможця тендера здійснює користувач, він має проаналізувати підтверджені суми, отримані від перевізників, і прийняти рішення щодо переможця.
У Замовленні на фрахт (Freight Order) необхідно:
1. Встановити позначку у чекбоксі в рядку «Кількість» (Quotation) обраного RFQ.
2. У меню кнопки «Пропозиція розміщення замовлення» (Award Quotation) вибрати пункт «Розмістити замовлення» (Award).
Після цього у Замовленні на фрахт (Freight Order) фіксується обраний перевізник у полях:
• «Перевізник, який отримав замовлення» (Awarded Carrier),
• «Перевізник» (Carrier).
Також оновлюється поле «Статус розміщення (Опис)» (Award Status (Description)):
• у рядку обраного перевізника відображається статус «Розміщено» (Awarded);
• у рядках інших експедиторів — статус «Відхилено» (Rejected).
У Замовленні на фрахт (Freight Order):
• на вкладці «Загальні дані» (General Data) в полі «Перевізник» (Carrier) відображається обраний перевізник;
• на вкладці «Діловий партнер» (Business Partner) автоматично додається діловий партнер типу «Перевізник» (Carrier).
• Якщо з обраним перевізником попередньо не укладено угоду, то у Замовленні на фрахт (Freight Order) на вкладці «Витрати» (Charges) у схемі розрахунку відображається єдиний тип витрат — «Скоригована / запропонована сума» (Adjusted / Quoted Amount) із зазначенням суми, підтвердженої перевізником на тендері. Ця ж сума вказується як загальна.
• Якщо з обраним перевізником є договір на перевезення, то на вкладці «Витрати» (Charges) система розподіляє суму спотового тендера на тип збору «Скоригована / запропонована сума» (Adjusted / Quoted Amount) та інші відповідні типи витрат згідно з умовами договору (наприклад, «Базовий тариф» (Base Charge), «Вартість завантаження» (Loading Charge) тощо).
• Якщо небажано, щоб рішення приймала людина, можна налаштувати фонову обробку тендера для автоматичного вибору перевізника.
• Статистику проведених тендерів можна переглянути у плитці «Аналіз тендера» (Tendering Analysis).
До речі, приємний бонус: функціонал Transportation Management у SAP S/4HANA доступний і українською мовою.
Висновок
SAP Transportation Management — це масштабоване рішення, яке може покрити потреби як великої промислової групи, так і середньої компанії. А гнучка кастомізація від Metinvest Digital — це ще й потужний інструмент для оптимізації витрат і забезпечення прозорості процесів.
Якщо ваша компанія працює з великими обсягами перевезень — варто задуматись про SAP TM. Звертайтесь до команди Metinvest Digital — ми знаємо, як налаштувати систему під ваш бізнес.
📝 Звернутися : Заповнити форму заявки
📩 Написати нам напряму : Vasiliy.Maksimchuk@metinvest.digital
