Метаполіс: цифрове робоче місце для ефективної роботи

Створення цифрових робочих середовищ для ефективної роботи та підвищення операційної ефективності бізнесу – є наразі одним з найактуальніших технологічних трендів. Вони дозволяють співробітникам бути більш продуктивними, за рахунок надання зручних ІТ-інструментів та кращого досвіду користувача, а організаціям – гнучкішими. Створення Метаполісу – цифрового робочого місця для Групи Метінвест є одним зі стратегічних проєктів, впровадженням якого займається Метінвест Діджитал.

Що таке цифрове робоче місце?

Цифрове робоче місце – це поєднання технологічних рішень у єдиній централізованій омніканальній платформі, завдяки якій співробітники можуть отримувати доступ до корпоративних даних, спілкуватися та взаємодіяти між собою у крос-функціональних командах, управляти задачами та документообігом, заповнювати інформацію та працювати з корпоративними системами без прив’язки до робочого місця та часу.

Цифрове робоче місце – глобальні тренди

Згідно з результатами аналітичних досліджень, очікується, що глобальний ринок цифрових робочих місць зросте з 22,7 мільярда доларів США у 2020 році, до 72,2 мільярда доларів США у 2026 році при середньорічному темпі зростання (CAGR) 21,3% протягом прогнозованого періоду. Одним з ключових факторів цього буде підвищення попиту співробітників на інструменти, які забезпечуватимуть гнучкий баланс між роботою та особистим життям. Своєю чергою, компанії впроваджують рішення з цифровізації робочих місць задля задовільнення попиту з боку співробітників, підвищення ефективності їхньої роботи за допомогою цифрових інструментів.

Від ідеї до реалізації: як з’явився проєкт цифрового робочого місця у Групі Метінвест

Будь-який цифровий продукт з’являється, коли в цьому є потреба бізнесу. Впровадження цифрового робочого місця Метаполіс у компанії Метінвест – це не лише бажання йти в ногу зі світовими тенденціями, а й у даних обставинах для України та наших співробітників – цінна розробка, яка дозволяє систематизувати та спростити процеси кожного члена команди Метінвест. Метінвест є найбільшою гірничо-металургійною групою компаній в Україні. Відповідно, вона має велику кількість робітничих професій, які не охоплені цифровими корпоративними інструментами. Одна із пріоритетних задач Метаполісу – об’єднати усіх працівників Групи, включно з виробничими професіями, у єдиній цифровій платформі.

На початку розробки проєкту було зібрано та проаналізовано усі бізнес-потреби. Потім побудовано архітектуру рішення таким чином, щоб вона була достатньо гнучкою для наповнення й розширення у майбутньому додатковими функціями. Метаполіс створено у вигляді трирівневої бізнес-платформи, де на верхньому рівні рішення поєднує у собі інтерфейсні додатки (web, mobile, чат-боти); середній рівень – бізнес-логіку, тобто побудову усіх бізнес-процесів Групи; і вже на нижньому рівні – всі наявні облікові системи. Завдяки цьому в ньому можна автоматизувати будь-який процес компанії.

Також, перед стартом проєкту визначили найбільш пріоритетні процеси для автоматизації – ті, які зможуть швидко надати бізнес-результат. Перший етап реалізації охопив понад 30 функцій з поміж 300 запланованих для впровадження. Кожна з функцій попередньо пройшла три фільтри: перший – економічний ефект для бізнесу; другий – користь для користувача, наприклад, працівників робочих спеціальностей; третій – відповідність стратегічним задачам бізнесу. Активна робота над проєктом розпочалася ще у 2020 році.

Функціональність цифрового робочого місця Метаполіс

Метаполіс– єдине інтерактивне цифрове середовище з доступом співробітників до бізнес-систем компанії, корпоративних знань, новин та внутрішніх сервісів Метінвесту. Говорячи простою мовою, це помічник у кишені, який допоможе оформити або підписати документи, отримати інформацію про заробітну плату, скласти робочий розклад, перевірити матеріальні цінності (засоби індивідуального захисту), проінформує про новини компанії й підприємств та багато іншого.

Завдання Метаполісу – з'єднати в єдиному інтерфейсі понад 300 бізнес-систем компанії та створити єдину точку входу для співробітника. Але варто зазначити, що цифрове робоче місце – інформаційна система і не ставить собі за мету замінити функціональні інструменти, з якими щодня працюють співробітники (на кшталт систем SAP, Microsoft 365 тощо).

Артем Щап, керівник напряму розробки нових продуктів Метінвест Діджитал:

- Ключова задача продукту, який ми розробляємо – допомогти співробітникам Групи: спростити робочі процеси, з якими вони працюють щодня й створити єдине вікно доступу до корпоративних систем та інформації. Наприкінці 2021 року Метінвест Діджитал запустив Метаполіс на перших двох підприємствах Групи Метінвест – Інгулецькому ГЗК та Метінвест Бізнес Сервісі. У квітні 2022 року до нього приєдналися ще 4 підприємства: Центральний ГЗК, Північний ГЗК, Метінвест-СМЦ та Камет-сталь. Пізніше додалися ще Метінвест Холдинг та Метінвест Діджитал. Поки що ми впровадили рішення на українських підприємствах Групи й пропрацьовуємо плани масштабування й на закордонні компанії Метінвесту.

Зараз продукт реалізовано у базовій функціональності, яка охоплює особисту інформацію працівників, а також надає доступ до неї через єдине сервісне вікно.

На сьогодні функціонал Метаполісу має такі можливості:

• Доступ до особистого кабінету. У цьому розділі користувач може отримати детальну інформацію щодо своїх фінансів. Завдяки зручному інтерфейсу можна побачити всю інформацію про виплати, нарахування, утримання. Також в цьому розділі можна отримати розрахунковий лист для деталізації отриманої зарплатні та роздрукувати його за потреби. До речі, статистика показує, що це один із найпопулярніших розділів Метаполісу. Користувачі особливо полюбляють його відвідувати після отримання заробітної плати.

• У розділі «Фінанси» можна зайти на вкладку «Оклади та пільги», де вказаний поточний оклад користувача Метаполісу, історія всіх змін в окладі із зазначенням причини.

• В особистому кабінеті є розділ «Розклад», де співробітник може переглянути графік своєї роботи, побачити кількість робочих днів та робочих годин у поточному періоді.

• На вкладці «Відсутність» окремо можна побачити дні вашої відсутності на робочому місці, а в «Графіку відпусток» – повну картину запланованих відпусток на найближчий рік та доступні ліміти відпустки.

• Для керівників у Метаполісі доступний розділ «Команда», де вони можуть отримати графіки роботи своїх підлеглих. Завдяки зручному дашборду, можна побачити графіки запланованих відпусток співробітників та синхронізувати роботу відділу, що особливо зручно для керівників із великою командою. А оформлення відпустки можна здійснити через мобільний додаток, що значно пришвидшує цей процес.

• Табель роботи колективу (для керівників), табель для співробітників.

• Матеріальні цінності: список засобів індивідуального захисту (ЗІЗ) та їх опис. Глобально – це контроль захисту співробітників під час виконання роботи, тому важливо, щоб робітники не забували про вчасну заміну засобів індивідуального захисту. Їм буде надходити сповіщення-нагадування, коли настав час замінити перелік потрібних засобів. До речі, керівник такого співробітника також отримує цю інформацію. Це дозволяє проконтролювати, чи замінив підлеглий засоби індивідуального захисту.

• Центр сповіщень, який дозволяє самостійно налаштовувати вхідну інформацію.

• Інформаційна підтримка: Топ-25 основних новин, сегментованих для кожного підприємства окремо. Співробітник може отримувати повідомлення про ключові події в компанії та на своєму підприємстві, про актуальні виробничі показники. Цей розділ також забезпечує проінформованість співробітників про ситуацію в компанії, стратегію, цілі та напрями розвитку.

• Можливість користуватися мобільним додатком не лише адміністративно-управлінському персоналу зазначених підприємств, а й працівникам з робітничими професіями, які не мають доступу до корпоративних комп'ютерів. Омніканальність продукту забезпечено за рахунок мобільних додатків на платформах Android та iOS, та чат-бот, який плануємо запустити у лютому 2023 року. Таким чином, до цифрового робочого місця зможуть підключатись та користуватися його функціями не тільки адміністративний персонал, але й спеціалісти робочих професій.

Ключові переваги Метаполісу

Цифрове робоче місце є досить легким у використанні нашими співробітниками. Ми створили спрощену систему авторизації. Тепер авторизуватися можна за допомогою SMS Sign-in.

Й щоразу, коли з’являються оновлення, які стосуються співробітника, вони автоматично відображаються в його профілі. Це зручний сервіс, який легко доповнюється бізнес-процесами. До того ж він значно економить час, який раніше витрачали на розв’язання різних питань.

Звичайно, це першочергово зручно для виробничих підприємств. Це розвантажує нормувальників, керівників цеху. Таке цифрове робоче місце допомагає будувати комунікацію абсолютно з кожним співробітником сучасним методом підходу, а не за допомогою газет чи інформаційних стендів, як це було раніше.

Найближчі плани на майбутнє розвитку Метаполісу

Ми вже реалізували частину роботи над додатком. Але команда Метаполісу продовжує працювати над розширенням функціонала продукту, тому незабаром з'являться і додаткові опції, такі як:

• ЕЦП – підпис документів електронним цифровим підписом (для підприємств, які використовують внутрішній електронний документообіг). Вже незабаром для узгодження та підписання документів не потрібно буде тривалих процедур, відправити або погодити отриманий документ можна буде за допомогою системи. Віддалене підписання документів зараз є нагальною потребою, оскільки усі працівники знаходяться на різних локаціях й обмін документів став складним завданням.

• Розширення розділу «Особистий кабінет» із можливістю зміни даних: персональна інформація, контакти, організаційна структура, адреси, сім'я, документи, освіта, навички, сертифікати, нагороди та заохочення.

• Для керівників функціонал поповниться докладнішими даними про підлеглих: структура, стаж, трудова книжка, довідки та документи.

• Розклад роботи: крім загального календаря графіка робіт можна буде прямо з мобільного додатку додавати запит на відсутність, зміни розкладу та узгоджувати їх в електронному режимі.

• Функціональність зворотного зв’язку від працівників, проведення опитувань, реалізація комплаєнс-процедур, навчання, відповідно до ролей тощо.

Сьогодні Метаполісом користуються вже понад 10 тисяч співробітників. Ми будемо розширювати його можливості, щоб співробітники могли економити час на рутинних задачах і приділяти свою увагу більш важливим робочим процесам.