Комунікація в команді: як успішно управляти різними технічними спеціалістами.

Спочатку пандемія, потім війна. Сьогодні багато компаній вимушені працювати віддалено, працівники знаходяться в різних місцях та навіть в різних країнах. Це створює певну ізольованість команд від чіткого розуміння справ та діяльності компанії, що негативно може відтворюватися на роботі та загальній командній атмосфері серед працівників. Як підтримувати правильну комунікацію між колегами, які не знаходяться поруч, та чому це важливо для них та бізнесу, своїми думками з цього приводу поділився Сергій Федчун, директор з управління взаємодії із замовниками Метінвест Діджитал.

Зараз успішний проєктний менеджер не обмежується лише своїм професіоналізмом. Вже недостатньо бути тільки грамотним технічним спеціалістом, потрібно мати ще й додаткові навички такі, як комунікабельність, вміння говорити та слухати свого замовника.

Моя команда – це діджитал-партнери, які знаходяться в різних містах, на різних підприємствах, але при цьому вони злагоджено працюють і взаємодіють безпосередньо з керівниками рівня N-1, N-2, беруть участь у зустрічах з ними для обговорення проєктів, чують їх та намагаються вирішити їхню проблематику.

80% успіху будь-якого проєкту – це правильно вибудована комунікація в команді й особисте розуміння стану проєкту. Тому вкрай важливо постійно «тримати руку на пульсі» – інформувати свою команду про загальну ситуацію в компанії, поточний стан проєктів, над якими вони працюють, постійно спілкуватися, вчасно отримувати зворотній зв’язок й достатньо швидко реагувати на будь-які запити чи проблематики, які виникають під час роботи над проєктами.

Спираючись на особистий досвід, я маю свої правила комунікації між різними командами, які в результаті, реалізують успішні проєкти.

Розуміння проблематики.

Не варто сприймати усю інформацію через звіти підлеглих і чути чужу інтерпретацію реальності. Важливо не лінуватися, занурюватися в проблематику справи з увагою до деталей, оскільки самостійно пережитий досвід дозволить ясніше зрозуміти поточний стан проблеми, і як наслідок, знайти потрібне рішення. До речі, в теорії бережливого виробництва, цей метод називається «Гемба». Японці признають, якщо ви дійсно хочете розібратися в ситуації, знати більше про роботу, процеси й розв’язати проблему, пов’язану з нею, то немає нічого кориснішого за спостереження.

Занурення в процеси

Я працював на багатьох підприємствах і досить часто помічав, що в успішних генеральних директорів половина робочого дня проходила на виїздах – у цехах підприємств. І так має бути, бо щоб добре розуміти колег, підлеглих і їхні складнощі в робочих процесах, потрібно ознайомлюватися самостійно з цими питаннями, регулярно спілкуючись не лише з першою лінією своїх підлеглих, а й з тими, хто «працює руками». Це не означає, що керівнику потрібно настільки занурюватися в мікроменеджмент, але по ряду критичних питань – це необхідно робити. Іноді я теж зловживаю такими фокусними тематичними зустрічами, де разом з командою вирішуємо якусь одну ключову задачу.

Зустрічі віч-на-віч.

На таких зустрічах можна обговорити із колегою поточні або термінові задачі, отримати зворотній зв’язок по роботі, а іноді вирішити й особисті питання співробітника. Я дуже рекомендую хоча б раз на місяць мати такі зустрічі – якщо ви керівник, то з підлеглими, а якщо ви підлеглий – просіть та наполягайте на таких зустрічах. І не варто боятися чи уникати таких зустрічей, бо це ваші додаткові можливості: можливість для росту, можливість бути поміченим, можливість розкрити ваш потенціал тощо.

Короткі оперативки.

Вони необхідні для формування командних відносин: координації дій, обміну інформації та організації взаємодії. Їхня частота залежить від специфіки роботи. Наприклад, специфіка роботи на виробництві – це зовсім не про бюрократію, це про необхідність постійно знаходитися в потоці актуальної інформації, чути проблематику й керувати прийнятими рішеннями на цих нарадах. Бо спізніла реакція, будь-який простій чи аварія – це перш за все, збитки у виробництві, а по-друге, втрата авторитету. Виробничий менеджмент досить прямий й відрізняється від будь-якого іншого. Раніше, коли я керував на декількох підприємствах роботою АСУ ТП служб – я щодня зранку збирав команду, щоб спланувати роботу та перевірити результати виконання попередніх домовленостей. Але зараз оперативки проводжу один раз на тиждень – цього достатньо, щоб ми з командою зібрали та обговорили проблематику, яка накопичилася за цей період. Це загальний збір, я прошу, щоб були всі, щоб команда побачила себе повним складом. І це так круто, що нові технології дозволяють нам це зробити швидко, зручно і з будь-якої локації.

Що важливо для успішної зустрічі?

Завжди повинен бути чіткий план зустрічі, щоб усі учасники розуміли її ціль й найважливіше, щоб вони були однаково проінформованими. Не перевищувати час зустрічі понад 60 хвилин, але якщо учасників більш як десять – до 90 хвилин. Бажано відразу не підключатися до наступної зустрічі – мати хоча б 15 хвилин для відновлення та переналаштуватися на іншу зустріч. І намагайтеся за ці 15 хвилин не відповідати на пошту чи розв’язувати робочі питання, краще відведіть для цього окремий час в робочому дні. Так, стандартний час на роботу у вашому календарі теж потрібно планувати.

Зворотний зв'язок.

Не соромтеся перепитати, як вас зрозуміли. Додатково наголосіть на важливих акцентах. Адже вкрай важливо вчасно помітити, якщо ваш колега «звернув не туди», бо втрата часу та виправлення помилок можуть дорого коштувати. Не бійтеся конфліктних ситуацій – це робота і частіше саме у вирішенні подібних ситуацій ви зростаєте й це робить вас цінним спеціалістом. І пам’ятайте, менше емоцій – більше аргументів, це допомагає згладжувати будь-які конфліктні ситуації.

І наостанок хотів би зазначити – людині важливо мати відчуття причетності до чогось значного: до великого проєкту, до розв’язання серйозної проблеми, до досягнення важливої мети. Віддавайте свої таланти, знання, демонструйте високі результати своєї діяльності в компанії й отримуйте потім визнання, нову посаду, фінансові та соціальні блага. Бо якщо ви повною мірою вкладаєтеся у свою роботу, то й результат отримаєте належний. Скільки вкладаєте, стільки й отримуєте – все, як у житті.