Чат-бот на службі HR

«Скільки днів відпустки залишилося?», «Який графік виходів наступного місяця?» «А яку премію мені нарахували цього місяця, і скільки податків утримали?» З відповідями на ці запитання тепер допомагає співробітникам чат-бот Metinvest Info. Він став незамінним помічником для HR-спеціалістів та діджиталізував ряд бізнес-процесів.

Давайте більш детально розглянемо, наскільки корисним може бути чат-бот для автоматизації  рутинних процесів HR.

Бізнес-ситуація

Загальний центр обслуговування HR  (далі HR ЗЦО) супроводжує тринадцять підприємств Групи Метінвест . Це – 57,5 тисяч робітників. Щодня HR-cпеціалісти окрім стратегічних та операційних задач  опрацьовують величезну кількість типових звернень та запитань співробітників на кшталт  «А коли виплачується зарплата?», «Як можна замовити довідку» тощо. Все це займає дуже багато часу.

Саме тому перед HR-службою постала задача підвищити ефективність HR ЗЦО, максимально автоматизувавши бізнес-процеси та знизивши до мінімуму рутинні операції.  Окреме завдання полягало у забезпеченні доступу до послуг HR ЗЦО  великій кількості співробітників, чиї функціональні обов’язки не передбачають роботу з комп'ютером, через мобільні пристрої — смартфони/планшети. Для вирішення цих задач був створений чат-бот.

Анатомія чат-бота

Перед розробкою бота HR-службою була надана статистика звернень та виділено спектр часто повторюваних операцій, які потенційно можна автоматизувати. Разом ми сформували пул питань, з відповідями на які може допомогти бот. Завдяки опитуванню співробітників з’ясували, якими месенджерами вони найчастіше користуються – під них ми і розробляли чат-бот.

Бот реалізовано на платформі Microsoft. Для обміну даними налаштовані інтеграції з внутрішніми системами компанії – бот отримує інформацію із cистеми SAP і обмінюється інформацією з HP Service Management (Service Desk). Для забезпечення конфіденційності одержання інформації – реалізована двофакторна аутентифікація.

Чат-бот працює у Viber та Telegram. Серед його функцій:

— видача розрахункового листа,

— інформування про кількість днів відпустки та страховий стаж,

— нагадування про графік відпусток та виходів,

— замовлення довідки з місця роботи, копії трудової книжки,

— можливість повідомити про лікарняний,

— видача 8 різноманітних видів довідок про доходи,

— оперативне інформування про навчання співробітників, ситуацію з коронавірусом та події в Метінвест.