Як успішно впровадити систему SAP для благодійних фондів України?

Досвідом ділиться Дмитро Григорович, проджект-менеджер Метінвест Діджитал, та Єлизавета Кнерцер, менеджер сервісу SAP Метінвест Діджитал та амбасадорка компанії. 

В обставинах тривалої широкомасштабної війни в Україні, де з надзвичайними викликами стикаються всі верстви населення, благодійні фонди виступають важливим стрижнем підтримки як для громадян, так і для військових. Благодійні фонди є не тільки сполучною ланкою між тими, кому потрібна допомога, та тими, хто може допомогти (донорами), але й ефективним механізмом підтримки державних структур, особливо у воєнний період.

Метінвест Діджитал, єдиний ІТ бізнес-партнер Групи Метінвест, надав свої послуги з ІТ-підтримки благодійних фондів України, зокрема, впровадив систему SAP для оптимізації їхніх бізнес-процесів, підвищення ефективності та забезпечення єдиного джерела достовірної інформації. Впровадження системи SAP дає змогу благодійним фондам управляти ресурсами більш ефективно і забезпечувати злагоджену роботу підприємства загалом.

Єлизавета Кнерцер:
Які цілі поставив перед собою Метінвест Діджитал при впровадженні нової системи обліку для українських благодійних фондів?

Дмитро Григорович:
Головна мета впровадження системи обліку на будь-якому підприємстві - це полегшення його роботи. Ми отримали задачу створити таку систему бухгалтерського обліку, щоб персонал благодійних фондів міг максимально легко і прозоро вести господарчу діяльність: здійснювати внутрішній контроль і формувати бухгалтерську та податкову звітність. Всі українські благодійні фонди, для яких ми створювали системи обліку, є неприбутковими. Їхня діяльність пов’язана з допомогою ЗСУ, переселенцям, адміністраціям населених пунктів України тощо.
Для побудови системи бухгалтерського обліку благодійних фондів ми обрали систему SAP. При впровадженні систем обліку ми передбачили, крім основної, також функції планування и прогнозування, що дає можливість благодійним організаціям в подальшому оптимально планувати закупівлі та реалізовувати благодійну допомогу кінцевим отримувачам.

Єлизавета Кнерцер:
З якими особливостями мали справу фахівці Метінвест Діджитал при впровадженні системи SAP для благодійних фондів?

Дмитро Григорович:
Ми взяли найкращі практики Метінвест Діджитал та скоригували їх саме під особливості діяльності та бухгалтерського обліку благодійних фондів. Ключовими експертами, які були залучені в цей непростий процес, стали фахівці Дирекції з розробки та впровадження Метінвест Діджитал та з Департаменту облікових операцій Метінвест Бізнес Сервіс.

На практиці систему SAP частіше впроваджують на великих підприємствах, тому що вона універсальна і зручна для здійснення обліку саме різнопланової та розгалуженої діяльності. Для невеликих компаній систему SAP застосовують не так часто, оскільки вона може бути досить складною для простих облікових операцій та господарських процесів малих підприємств.

Робота Метінвест Діджитал щодо впровадження SAP для благодійних фондів була значно посилена глибоким досвідом та знаннями у сфері бухгалтерського обліку та податкової звітності фахівців компанії Метінвест Бізнес Сервіс, яка також входить до Групи компаній Метінвест. Завдяки попередньому досвіду роботи з цими благодійними фондами Метінвест Бізнес Сервіс долучився до створення ефективної системи, яка покращує бухгалтерський та податковий облік. Така синергія між передовими технологіями та унікальним досвідом створила переваги, які перевищили можливості існуючої стандартної локальної системи обліку. Крім того, процеси закупівель та продажів були спрощені для забезпечення більшої ефективності. Оптимізація цих процесів стала ключовим фактором для забезпечення більшої прозорості та відповідальності, що є надзвичайно важливим для благодійних організацій.

Єлизавета Кнерцер:
Які бізнес-процеси та функції охоплює нова система обліку SAP для благодійних фондів?

Дмитро Григорович:
Ми реалізували облік найбільш затребуваних процесів: закупівель, реалізації послуг кінцевим отримувачам, бухгалтерського обліку внутрішньої діяльності тощо. Також ми додали до системи обліку нестандартні процеси: можливість безоплатної передачі допомоги та ведення трьохсторонніх договорів. До впровадження фахівцями Метінвест Діджитал системи SAP ці благодійні організації вели свій бухгалтерський облік в таблицях Excel. Такий фактично ручний облік тягнув за собою неминучі помилки, які необхідно було періодично виправляти та, як наслідок, заново підписувати документи з підрядниками та кінцевими отримувачами. Прозорість та точність обліку, які забезпечила система SAP, насамперед, дала можливість уникнути помилок, пов’язаних з людським фактором.

Єлизавета Кнерцер:
Як було організовано навчання працівників благодійних фондів для успішного використання нової системи обліку SAP?

Дмитро Григорович:
Навчання працівників благодійних фондів – це один із обов’язкових етапів успішного впровадження системи SAP до їхніх організацій. Ми застосували існуючу методологію навчання Групи Метінвест, яка добре себе зарекомендувала. Перша хвиля працівників-користувачів системи SAP і навчається, і одночасно працює в системі, тобто навчання проходить в рамках впровадження проєкту.

Єлизавета Кнерцер:
Чи надає Метінвест супровід благодійним фондам після впровадження SAP?

Дмитро Григорович:   Так, ми не тільки впровадили систему SAP, а й продовжуємо підтримувати наших клієнтів. Зокрема, ми налагодили систему зворотного зв’язку з працівниками благодійних фондів: вони можуть направляти запити до Метінвест Діджитал, на які ми оперативно реагуємо. Наприклад, ми вже отримували запити щодо удосконалення системи обліку та внесення змін в конфігурацію системи. Також компанія Метінвест Бізнес Сервіс супроводжує ведення бухгалтерського та податково обліку благодійних фондів і веде комунікації з державними органами в цьому напрямку.

Єлизавета Кнерцер:
Як довго фахівці Метінвест Діджитал впроваджували нову систему обліку на базі SAP для благодійних фондів?

Дмитро Григорович:
Повний цикл впровадження системи SAP для одного благодійного фонду тривав два місяці: наприкінці другого місяця наші клієнти вже працювали в новій системі. Це є досить швидким темпом впровадження. Додатковим бонусом для клієнтів є те, що в рамках проєкту передбачена підтримка з нашої сторони всіх етапів бухгалтерського обліку за перший місяць користування системою.

Дмитро Григорович:
Найголовніший KPI - це швидкість закриття фінансового періоду клієнтом. В умовах обмеженого штату працівників благодійних фондів важливо, щоб навіть при відсутності певного фахівця з команди система SAP давала змогу іншому персоналу швидко та вчасно закривати всі бухгалтерські операції. Другим важливим показником ефективності впровадженої системи SAP ми вважаємо прозорість діяльності та звітності благодійних фондів у взаємодії з донорами: фонди можуть оперативно та в повному обсязі надавати донорам необхідну інформацію щодо обігу та використання благодійних коштів за визначений період.

Єлизавета Кнерцер:
Який досвід Метінвест Діджитал отримав після впровадження системи SAP для благодійних фондів?

Дмитро Григорович:
Метінвест Діджитал отримав великий досвід щодо удосконалення тих рішень SAP, які ми пропонуємо нашим клієнтам. Ми навчились швидко впроваджувати більш прості рішення для підприємств з типовими процесами. І ми розглядаємо цей досвід як першу сходинку створення ефективних потокових рішень для компаній та підприємств, які мають схожі процеси та внутрішню організацію. Це дуже зручно для клієнтів, коли ми пропонуємо їм вже готове та якісно налаштоване SAP-рішення. Ми працюємо за таким принципом: впроваджуємо базовий функціонал, а далі за потребою клієнта працюємо над додатковими налаштуваннями.