Метінвест Діджитал упровадив SAP CRM (C4C/CPQ) у компанії Метінвест-СМЦ

Війна триває, але бізнес має функціонувати та розвиватися попри все. Метінвест Діджитал не припиняє роботи над важливими проєктами. Нещодавно командою Центру управління проєктами було впроваджено SAP CRM (C4C/CPQ) у компанії Метінвест-СМЦ. Детальніше про проєкт розповідають учасники, які працювали над його реалізацією.

Компанія Метінвест-СМЦ – це найбільша мережа сервісних металоцентрів, яка реалізує продукцію Міжнародної Групи компаній Метінвест, а також інших великих металовиробників України, експортних виробників та країн СНД.

Компанія успішно працює на ринку металопрокату з 2003 року та вже завоювала довіру клієнтів. Металоцентри Метінвест-СМЦ динамічно розвиваються в найбільших промислових містах країни. Наразі металоцентри компанії працюють в режимі безперервної модернізації та вдало реагують на виклики сьогодення.

Основною причиною виникнення проєкту стала трансформація збутових процесів Групи Метінвест, в рамках політики діджиталізації продажів та посилення взаємодії з клієнтами. Також важливим завдання було забезпечити покриття функціональних та нефункціональних дефіцитів IT систем кожного з Активів.

Як упроваджувався проєкт?

«Для Метінвест Діджитал це не перший виклик з впровадження інноваційних CRM систем. Проте функціональна та бізнесова унікальність Активу внесла свої корективи у низку задач найскладнішого функціонала, що потребував розробки експертної якості, підготовки бізнес-вимог найвищого рівня та комплексного користувацького тестування усіх залучених процесів. Перш за все, потрібно було забезпечити функціонування бізнес-моделі Метінвест-СМЦ з можливістю оформлення угоди згідно з широким асортиментом продукції, її постійного великого запасу в усіх металоцентрах країни та придбання збірних партій, а також нестандартної продукції, надання послуг доставки, порізки, зважування тощо. Додатковим викликом стала й необхідність розробки унікального кастомного функціонала резервування запасів продукції та функціоналу внесення змін до угоди з клієнтом, що фактично вже передана до виконання на виробництво або відвантаження зі складу», - розповідає Ірина Сердюк, Program/Delivery Manager PMO в Метінвест Діджитал.

Саме винятковими кастомними розробками та нестандартними рішеннями вдалося забезпечити автоматизацію бізнес-процесів збутового ланцюжка з автоматичним транслюванням клієнтського замовлення в систему SAP ERP. Проведено комплексний технічний аналіз щодо необхідності зміни взаємодії даних між системами відповідно до цільового ландшафту, як результат, конфігурація С4С/CPQ передбачає двосторонню інтеграцію через хмарну інтеграційну шину SAP CPI з SAP ERP (MDG, APO, RCM).

З якими складнощами зіштовхнулися під час впровадження проєкту та як вплинула війна?

Інтеграційне доставлення окремих блоків проєкту потребувало тривалого постійного залучення низки фахівців як з боку Метінвест Діджитал, так і залучення ресурсу європейського підрядника. При цьому весь IT-менеджмент та відповідальність за проєкт знаходилися у зоні діяльності Метінвест Діджитал.

Звичайно, війна внесла свої корективи в проєктну діяльність компанії, оскільки значна кількість персоналу технічної команди SAP CRM фізично знаходилася у східних регіонах України, де йдуть активні бойові дії.

На певний час було втрачено зв’язок з колегами, проте пізніше вдалося «вирівняти» проєктний план, переформувати спринти та знайти всі можливі й неможливі шляхи досягнення поставлених цілей, при цьому, не порушивши визначені дедлайни. Ніхто не навчався на проєктний менеджмент в умовах кризи та війни, немає й такої бізнес-літератури чи значного світового досвіду, який би навчив роботі в умовах турбулентності. Але досвідченість команди Метінвест Діджитал допомогла знайти потрібні рішення, щоб реалізувати проєкт.

До речі, технічну команду SAP CRM було створено «з нуля» в рамках загальної стратегії Метінвест Діджитал. Вона передбачає забезпечення власних центрів компетенцій найвищого рівня з довгостроковою перспективою надання якісного сервісу для внутрішніх та зовнішніх клієнтів. На сьогодні, команда фактично класифікується як класична Delivery Team, що здатна власними внутрішніми ресурсами реалізувати повний цикл впровадження комплексних проєктів чи розробки за напрямами SAP C4C/CPQ/CPI, забезпечувати організацію реконфігурації систем та кастомне доопрацювання, проводити комплексний технічний аналіз за необхідності, зміни взаємодії даних між системами відповідно до цільового ландшафту, забезпечувати безперервну роботу інтеграційних процесів зі сторонніми системами, надавати повний цикл підтримки користувачів на етапі Go-Live/Hyper Care та працювати як класична SAP 3L Support.

Проте лише технічної команди було б не достатньо на такому масштабному інтеграційному проєкті, варто відзначити роботу співробітників та менеджменту Метінвест-СМЦ та Групи Трансформації, їхній вагомий внесок у проєктну діяльність та якість нашої співпраці. Усі були однією великою командою, яка злагоджено працювала на успішний результат.

У чому полягає цінність проєкту?

Найголовніше те, що окрім покриття безпосередніх бізнес-цілей, було впроваджено ще й ряд найскладніших технічних рішень.

«Ми розуміли необхідність змін, відчували цю потребу. Було недостатньо просто вдосконалювати самі процеси, хоча команда Метінвест-СМЦ над цим постійно працювала. Ми хотіли змін в свідомості продавця, в його професійних потребах й амбіціях. Щоб кожен працював на командний результат, досягаючи власного. І CRM, як глобальна трансформація продажів, стала викликом. Так прийшлося, що закінчення проєкту і продуктивний старт припали на складний період війни. До всіх переживань додавалися емоції стосовно переходу на нову систему. Але зусилля продавців, керівників продажів, проєктних команд Метінвест-СМЦ, Групи Трансформації і Метінвест Діджитал, які сформували всебічну і якісну підтримку, не дали можливості засумніватися в успіху нового етапу в компанії», - коментує Ігор Тонєв, генеральний директор Метінвест-СМЦ.

Для Метінвест-СМЦ командою було розроблено та впроваджено функціонал, що дає змогу виконувати резервування обсягів на етапі формування пропозиції клієнту. У парі працює функціонал автоматичного вивільнення резервів після перевищення дати валідності пропозиції. Уся номенклатура продукції, що продається, доступна до резервування, яка формує вільний запас складів, доступна у всіх системах ландшафту (CRM-ERP) у режимі on-line. Процес резервування вільних обсягів виконується відповідно до черговості запитів, що надходять від менеджерів – у такий спосіб вдалося унеможливити формування резервів, які не покриті вільним запасом у системі ERP.

Додатково реалізовано й функціонал внесення змін в узгоджені з клієнтом угоди. Ініціатором таких змін може виступати будь-яка сторона. Автоматизацію побудовано на попозиційному аналізі ланцюжка наступних документів, сформованих у системі ERP після узгодження угоди з клієнтом, також аналізують відвантажену кількість за кожною позицією. Під час роботи з пропозицією, що потребує коригувань, менеджер створює нову ревізію пропозиції. У момент створення нової ревізії формується запит до системи ERP для надання попозиційного потоку подальших документів до спочатку узгодженої угоди. У системі CRM аналізується надана відповідь, на підставі отриманої інформації від внесення змін закриваються відповідні поля. Продовжувати подальшу роботу з відвантаження продукції в системі ERP можна буде після того, як менеджер успішно передасть усі зміни щодо активної ревізії пропозиції із системи CRM у систему ERP. Таким чином вдалося мінімізувати розбіжності між тим, що було чи буде відвантажено клієнту, та актуальними змінами, які внесено в угоду.

«Цей проєкт запам’ятається на все життя. Оскільки його масштаб, глибина і багатогранність змусили вийти за рамки, знайти в собі знання, силу й креативність, щоб цей крок в історії компанії, і безпосередньо Метінвест-СМЦ, був успішним. Для кожного учасника проєктної команди Метінвест-СМЦ стало особистим викликом зробити багатофункціональну, але зручну систему, яка буде інтегрована з обліковою системою, а отже, частину функцій виконуватиме автоматично. CRM – це в першу чергу про відношення з клієнтом, про можливість фіксувати й аналізувати історію, його потреби в металопродукції та будувати стратегію відносин.

Проєктними командами Метінвест-СМЦ, Групи Трансформації і Метінвест Діджитал було знайдено багато цікавих рішень, які на початку обговорень звучали – «ні, це не реально». Але кожного разу то був виклик, і наш азарт не дозволяв зупинятися, поки не формувалося максимально ефективне рішення», - зазначила Тетяна Чайка, начальник Управління вдосконалення комерційної діяльності в Метінвест-СМЦ.